Es war ein später Nachmittag Ende November in meinem Wiener Büro, und das Licht der tiefstehenden Sonne fiel genau so auf meinen Schreibtisch, dass ich den Staub auf dem Bildschirm und die leicht schrumpelige Haut auf meiner längst kalt gewordenen Melange sehen konnte. Ich starrte auf drei geöffnete Excel-Fenster und einen einsamen KlickTipp-Tab. Eigentlich wollte ich nur eine kurze Übersicht für eine Klientin erstellen – wer in ihrer aktuellen Coaching-Gruppe wo steht – aber ich merkte, dass ich gerade das tat, was ich eigentlich 2020 hinter mir lassen wollte: Ich tauschte meine Lebenszeit gegen das manuelle Kopieren von Daten.
Ich hatte den Kampf um die Automatisierung scheinbar gewonnen, aber die Realität sah nach einem unentschiedenen Unentschieden aus. Mein System basierte auf einem wilden Geflecht aus Tags. Für jeden Fortschrittsschritt gab es einen Tag. Das Problem? Tags sind wunderbar für kurzfristige Aktionen, aber sie sind ein Albtraum, wenn man echte Fakten über einen Menschen speichern will. Ich fühlte mich weniger wie ein Coach und mehr wie eine Daten-Alchemistin, die versuchte, aus einem Haufen unstrukturierter Schlagworte eine sinnvolle Liste zu destillieren.
Das Tagging-Labyrinth: Wenn Automatisierung in Arbeit ausartet
Der Auslöser war eine simple Frage meiner Klientin: "Wer hat eigentlich das Vorgespräch schon geführt und wann war das genau?" Ich suchte in KlickTipp nach dem Tag 'Vorgespräch_erledigt'. Den fand ich auch. Aber das Datum? Das stand nirgends. Ich musste also in meinen Kalender schauen, die E-Mails abgleichen und alles händisch in eine Excel-Liste übertragen. In diesem Moment wurde mir klar, dass mein tag-basiertes E-Mail Marketing zwar für den Versand super funktionierte, aber als CRM (Customer Relationship Management) kläglich versagte.
Ich hatte den klassischen Fehler gemacht, den viele Coaches machen, die sich ihre Technik selbst beibringen: Ich dachte, Tags wären die Lösung für alles. Aber Tags sind wie Post-its – sie kleben irgendwo dran, fallen aber leicht ab oder werden unübersichtlich, wenn man hundert davon auf einer Seite hat. Was ich brauchte, waren feste Schubladen. In KlickTipp heißen diese Schubladen "Zusatzfelder".
Zusatzfelder vs. Tags: Wer bist du vs. was tust du?
Mitte Januar saß ich also da und begann, mein gesamtes System zu hinterfragen. Ich hatte diesen einen Moment der peinlichen Selbsterkenntnis, als ich feststellte, dass ich für das Startdatum meiner Klienten insgesamt 45 verschiedene Tags erstellt hatte – für jeden Monat und jedes Jahr einen neuen. Anstatt einfach ein Feld namens "Startdatum" zu nutzen, in das KlickTipp das jeweilige Datum einträgt, hatte ich ein Monster erschaffen. Das ist der Moment, in dem man sich als Coach fragt, ob man nicht doch lieber wieder Briefe mit der Post schicken sollte.
Die wichtigste Lektion, die ich nach etwa drei Wochen des Testens und Umbauens lernte, war die Unterscheidung zwischen Fakten und Verhalten.
- Zusatzfelder (Fakten): Hier gehören Dinge rein, die den Kern der Person oder des Vertrags betreffen. Das Geburtsdatum, das gebuchte Paket, die Postleitzahl, das Datum des Onboardings oder die Antwort auf eine spezifische Frage im Bewerbungsformular.
- Tags (Verhalten): Hier halten wir fest, was die Person tut. Hat sie auf einen Link geklickt? Hat sie das Webinar besucht? Hat sie die E-Mail-Serie zu Ende gelesen?
Indem ich anfing, diese Struktur konsequent umzusetzen, verschwand das Excel-Chaos fast über Nacht. Wenn ich heute wissen will, wer in einer Kohorte ist, filtere ich nicht mehr nach fünf verschiedenen Tags, sondern schaue einfach in das Zusatzfeld "Programm-Name". Das ist nicht nur ordentlicher, sondern spart auch massiv Zeit bei der Segmentierung für den nächsten Newsletter.
Die technische Grenze: Warum weniger mehr ist
Man könnte jetzt meinen: "Super, dann erstelle ich einfach für jede Information ein eigenes Feld!" Aber Vorsicht. KlickTipp hat ein technisches Limit von 100 Zusatzfeldern pro Account. Das klingt erst mal nach viel, aber wenn man für jede Kleinigkeit ein Feld anlegt, ist man schneller am Limit, als man "Automatisierungs-Guru" sagen kann. Dieses Limit ist kein böser Wille, sondern dient der Datenbank-Performance – und ehrlich gesagt auch unserem Verstand. Wer 100 verschiedene Datenpunkte über einen Coaching-Interessenten braucht, bevor er überhaupt ein Wort mit ihm gewechselt hat, macht marketingtechnisch sowieso etwas falsch.
Hier kommt auch die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ins Spiel, die uns in der DACH-Region ja immer im Nacken sitzt. Artikel 5 der DSGVO schreibt den Grundsatz der Datensparsamkeit vor. Wir dürfen nur das speichern, was wir wirklich für den Zweck der Verarbeitung brauchen. Ein Feld für die Schuhgröße deines Klienten ist also nicht nur technisch unnötig, sondern rechtlich riskant, wenn du kein Schuh-Coach bist.
Ein praktisches Setup für dein Coaching-Business
Nachdem ich mein System im Februar komplett neu aufgesetzt hatte, kristallisierten sich ein paar Felder heraus, die für mich unverzichtbar geworden sind. Wenn du gerade erst anfängst, deine CRM-Felder zu sortieren, empfehle ich dir, mit diesen zu starten:
- Kaufdatum / Startdatum: Ein Datumsfeld, das automatisch befüllt wird, wenn jemand bucht.
- Produktname: Ein Textfeld, das den Namen des Programms enthält.
- Telefonnummer: Falls du für Strategiegespräche zurückrufst (natürlich nur mit Einwilligung).
- Coaching-Ziel: Ein größeres Textfeld, in das die Antwort aus deinem Erstkontakt-Formular fließt.
Besonders das Feld "Coaching-Ziel" hat mein Leben verändert. Früher musste ich vor jedem Call in FunnelCockpit oder in meinen E-Mails suchen, was die Person eigentlich erreichen will. Heute ziehe ich mir diese Information per Platzhalter direkt in die Bestätigungs-E-Mail oder sehe sie auf einen Blick im KlickTipp-Kontaktprofil. Das wirkt auf den Klienten extrem professionell, dabei habe ich nur einmal das Feld richtig verknüpft.
Apropos Professionalität: Vergiss nie, dass jedes Formular, das diese Felder befüllt, einen sauberen Prozess braucht. Ich habe dazu früher schon einmal aufgeschrieben, wie man den KlickTipp Double Opt-In einrichten kann, damit das alles auch rechtlich auf sicheren Beinen steht. Denn 100% DOI ist im deutschsprachigen Raum kein "Nice-to-have", sondern Pflicht.
Der Moment, in dem die Tabellen schlossen
An einem regnerischen Nachmittag im März saß ich wieder an meinem Schreibtisch. Diesmal war die Melange noch warm. Ich hatte gerade den Report für den nächsten Monat vorbereitet. Anstatt zwei Stunden lang CSV-Dateien zu exportieren und mit SVERWEIS-Funktionen in Excel zu kämpfen, die ich ohnehin jedes Mal googeln muss, drückte ich in KlickTipp auf "Filter", wählte mein Zusatzfeld für die aktuelle Kohorte aus und exportierte genau die 25 Datensätze, die ich brauchte. Fertig in unter fünf Minuten.
Ich klappte den Laptop zu und stand endlich auf, um mich zu strecken. Dabei fiel mir auf, dass ich die letzten vier Stunden an meinem höhenverstellbaren Schreibtisch verbracht hatte – im Sitzen, natürlich. Aber das schlechte Gewissen hielt sich in Grenzen. Die gewonnene Zeit nutzte ich, um tatsächlich an den Inhalten für meine Klienten zu arbeiten, statt mich mit der Technik zu duellieren.
Mein Rat an dich: Sei skeptisch gegenüber jedem System, das dich zwingt, mehr als eine Handvoll Excel-Listen zu führen. Wenn du merkst, dass du Daten von A nach B kopierst, ist es Zeit für ein Zusatzfeld. Wenn du dich fragst, ob KlickTipp für deine Pläne überhaupt tief genug geht, lies dir mal meine ehrliche Kalkulation aus Wien dazu durch – manchmal ist die einfachste Lösung nämlich die stabilste, solange man sie nicht mit zu viel unnötigem Datenballast füttert.
Automatisierung soll uns befreien, nicht zum Sklaven einer Datenbank machen. Und manchmal bedeutet Freiheit eben auch, dass man aufhört, alles wissen zu wollen, und sich auf die Daten konzentriert, die den Klienten wirklich weiterbringen. Passt scho, oder?