45 Tags, nur um ein einziges Startdatum abzubilden, so sah mein KlickTipp-Account aus, bevor mir (peinlich spät) klar wurde, dass Tags und Zusatzfelder zwei komplett unterschiedliche Jobs haben. Jeder Monat, jedes Jahr hatte seinen eigenen Tag, und trotzdem stand nirgends sauber, wann eine Klientin eigentlich gestartet ist. Diese Verwechslung ist einer der häufigsten Stolpersteine, wenn Coaches ihre Coaching-Automatisierung selbst aufbauen: Tags sind super für Verhalten, aber katastrophal, sobald du echte Fakten über einen Menschen brauchst.
Der Unterschied klingt banal, ist aber der Punkt, an dem dein CRM-Setup in KlickTipp entweder für dich arbeitet oder gegen dich läuft. Zusatzfelder sind fürs Daten-Management der Fakten da – Startdatum, gebuchtes Programm, Telefonnummer. Tags sind fürs Verhalten da – geklickt, geöffnet, am Webinar teilgenommen. Sobald du das einmal sauber trennst, verschwindet das Excel-Copy-Paste fast von allein.
Was Tags nicht können
Tags sind im Kern Klebezettel. Du pickst sie auf ein Kontaktprofil, wenn jemand etwas Bestimmtes tut, und dafür sind sie fantastisch. Mein tag-basiertes E-Mail Marketing läuft deswegen bis heute zuverlässig – für den Versand. Aber sobald ich wissen wollte, wann ein Erstgespräch stattgefunden hat, half mir kein Tag mehr weiter: Ein Tag kennt nur Ja oder Nein, kein Datum, keinen Text, keinen Wert.
Genau das ist der Denkfehler, in den viele Coaches laufen, die sich Marketing-Automatisierung selbst beibringen: Sie behandeln jedes Datenproblem wie ein Tag-Problem, weil Tags das Werkzeug sind, das man zuerst kennenlernt. Bevor ich bei KlickTipp überhaupt bei Zusatzfeldern gelandet bin, hatte ich zum Beispiel Calendly und PayPal händisch über Zapier verbunden, eine Lösung, von der ich lange dachte, sie sei clever genug, bis ich merkte, dass ich damit nur mein eigenes Chaos hübscher verpackt hatte, weil die beiden Systeme sich nie ganz einig waren, welcher Kontakt jetzt eigentlich welcher ist. Ein Werkzeug allein löst eben kein Datenproblem, wenn die Struktur dahinter fehlt.
Warum KlickTipp-Zusatzfelder die besseren Schubladen sind
Zusatzfelder sind in KlickTipp feste Schubladen statt loser Klebezettel. Für das Startdatum brauchst du kein Tag pro Monat, sondern genau ein Datumsfeld, das sich automatisch füllt, sobald jemand bucht. Für den Programmnamen reicht ein Textfeld. Und für alles, was mit echten Fakten über eine Person zu tun hat – Startdatum, gebuchtes Paket, Postleitzahl, die Antwort aus einem Bewerbungsformular –, gilt dieselbe Logik.
Franziska, die mit Online-Kursen für Yoga und Atemarbeit unterwegs ist und mir technische Sachen grundsätzlich lieber per Sprachnachricht erklärt als zu tippen, hat mich neulich gefragt, warum ihr KlickTipp beim Filtern so zäh reagiert. Die Antwort: zu viele Tags, zu wenige Felder – dasselbe Muster wie bei mir.
Bevor ich für eine Klientin ein neues Feld anlege, skizziere ich meistens erst auf dem Notizblock links neben der Tastatur, wohin welche Information eigentlich gehört, der Bleistift kratzt dabei übers Papier, und das hilft mir öfter beim Sortieren als jedes KlickTipp-Menü. Zwei Monitore nebeneinander machen das Hin- und Herschauen zwischen Formular und Feld-Liste zumindest erträglich, auch wenn mein höhenverstellbarer Schreibtisch dabei meistens stur in Sitzhöhe verharrt.
Die 100-Felder-Grenze im CRM-Setup: praktisch, nicht nur technisch
KlickTipp erlaubt maximal 100 Zusatzfelder pro Account. Das klingt nach viel, ist es aber schneller nicht mehr, als man denkt, wenn für jede Kleinigkeit ein neues Feld entsteht. Diese Grenze ist kein Willkürakt – sie zwingt dich, dir vorher zu überlegen, was du wirklich dauerhaft über einen Menschen wissen musst, statt einfach draufloszusammeln.
Dazu kommt die Datenschutz-Grundverordnung, die in der DACH-Region ohnehin mitdenkt, sobald du personenbezogene Daten speicherst. Ohne mich in Paragraphen zu verlieren: Ein Feld, das du dir selbst nicht erklären kannst, gehört meistens auch nicht in dein CRM-Setup. Weniger Felder heißt am Ende weniger Rechtfertigungsbedarf und weniger Chaos beim Filtern.
So richtest du deine ersten CRM-Felder ein
Wenn du bei null anfängst, reichen fürs Erste vier Felder. Ein Datumsfeld für Kauf- oder Startdatum, das sich automatisch füllt, sobald jemand bucht. Ein Textfeld für den Produktnamen, damit du auf einen Blick siehst, in welchem Programm jemand steckt. Ein Feld für die Telefonnummer, falls du für Strategiegespräche zurückrufst – natürlich nur mit Einwilligung. Und ein größeres Textfeld für das Coaching-Ziel, in das die Antwort aus deinem Erstkontakt-Formular hineinfließt.
Mein Klient Moritz, ein Coach für Führungskräfte, hat für lange Onboarding-Videos schlicht keine Geduld – bei ihm musste das Coaching-Ziel-Feld also selbsterklärend sein, sonst wäre es leer geblieben. Sobald das Formular sauber mit dem Feld verknüpft ist, taucht die Antwort automatisch im Kontaktprofil auf, und ich muss vor keinem Call mehr in alten E-Mails suchen, was die Person eigentlich erreichen will.
Wichtig dabei: Jedes Formular, das ein Feld wie dieses befüllt, braucht dahinter einen sauberen Prozess, wie ich ihn im Artikel über KlickTipp Double Opt-In einrichten beschrieben habe. Das Kaufdatum-Feld selbst lässt sich außerdem an die Zahlungsabwicklung koppeln, sodass es sich erst füllt, wenn eine Buchung wirklich abgeschlossen ist – nicht schon, wenn jemand nur ein Formular abschickt.
Was sich im Alltag dadurch ändert
Ein sauberes Daten-Management merkt man nicht an der Technik, sondern daran, was man nicht mehr tut. Kein Export von CSV-Dateien mehr, kein Ringen mit SVERWEIS-Formeln, die ich sowieso jedes Mal googeln muss. Ein Filter auf das passende Zusatzfeld, fertig.
Am Naschmarkt, mit einer Schale Erdbeeren in der Hand, hat mein Handy einmal dreimal kurz hintereinander vibriert – drei neue Anmeldungen, jede sauber mit Startdatum und Programmname einsortiert, ohne dass ich später auch nur eine Zeile in Excel eintragen musste. Genau dafür lohnt sich die Vorarbeit.
Mein Rat: Sei skeptisch bei jedem System, das dich zwingt, parallel Excel-Listen zu pflegen. Sobald du merkst, dass du Daten von A nach B abtippst, ist es Zeit für ein Zusatzfeld statt für einen neuen Tag. Wer sich fragt, ob KlickTipp für die eigenen Pläne überhaupt reicht, liest am besten meine ehrliche Kalkulation aus Wien dazu durch.
Automatisierung soll dir Zeit zurückgeben, nicht eine zweite Datenbank aufzwingen, um die du dich kümmern musst. Und manchmal heißt das schlicht: weniger sammeln, dafür das Richtige.
Passt scho.